La semana pasada trabajaste 45 horas y facturaste 28. ¿A dónde se fueron las otras 17? Esa brecha es la diferencia entre las horas facturables y las no facturables, y la mayoría de los freelancers no tiene idea de lo grande que es hasta que la mide.
Entender ese reparto cambia cómo fijas tus precios, qué clientes conservas y cuánto te llevas realmente a casa. Esto es lo que cuenta como cada cosa, y por qué vale la pena el pequeño esfuerzo de registrar ambas.
Qué cuenta como facturable
Las horas facturables son el tiempo que un cliente aceptó pagar. Básicamente, el trabajo para el que te contrataron: escribir el código, diseñar la página, editar el video, asistir a la reunión del proyecto a la que dijiste que irías. Si puedes ponerlo en una factura sin que al cliente se le levante una ceja, es facturable.
Algunas zonas grises son facturables si dejas claras las expectativas desde el principio. La investigación, las revisiones y los correos relacionados con el proyecto suelen calificar, pero solo si tu acuerdo lo dice. La conversación que conviene tener al inicio de un encargo es cuál de estas cosas el cliente espera pagar. El silencio normalmente se interpreta a favor del cliente.
Qué es no facturable (pero igual te cuesta)
Las horas no facturables son trabajo real que ningún cliente en particular paga. De todos modos hay que hacerlo, y de todos modos se come tu semana:
- Conseguir clientes: propuestas, presentaciones, llamadas que no se concretan.
- Administración: facturar, perseguir pagos, llevar la contabilidad, los impuestos.
- Gestionar el negocio: tu propio sitio web, las herramientas, aprender una habilidad nueva.
Ese tiempo no se pierde. Es el costo de trabajar por cuenta propia. El único problema es que es invisible. Si no ves cuántas horas se lleva, vas a suponer que tienes mucha más capacidad facturable de la que en realidad tienes, y vas a poner precios como si cada hora generara dinero. (Para ver el panorama completo de cómo eso arruina tus cálculos de tarifa, consulta nuestra guía para fijar tu tarifa por hora.)
Por qué también deberías registrar las horas no facturables
Es tentador anotar solo las horas que estás cobrando. Resístete. Registrar el tiempo no facturable te dice cosas que el tiempo facturable no puede:
Te muestra tu utilización real. Si facturas 25 horas de una semana de 45 horas, tu "tarifa por hora" en realidad se reparte entre las 45. Ese es el número que paga tu renta.
Deja al descubierto a los clientes caros. Un cliente que necesita tres llamadas sin pagar y un montón de revisiones gratis por cada hora facturable podría estar costándote más de lo que te paga. Eso solo lo ves cuando el tiempo no facturable está asociado a su nombre.
Te dice a dónde se va realmente tu semana. Si estás dedicando diez horas a la semana a facturar y a la administración, esa es una señal parpadeante de que tienes que simplificar tus herramientas, no de que tienes que trabajar hasta más tarde.
Cómo registrar el reparto sin darle demasiadas vueltas
Hazlo binario. Cada registro es facturable o no lo es: una sola marca, que defines al anotar las horas. Etiqueta el trabajo no facturable con el cliente al que corresponde cuando lo hay, y con tu propia categoría de "negocio" cuando no lo hay. Con eso basta para sacar las cuentas a fin de mes.
En Gigtime, cada registro de tiempo tiene un interruptor de facturable, así que tus informes pueden mostrar lo facturable y lo no facturable lado a lado, por cliente y por proyecto. Ves tu utilización real sin tener que mantener una segunda hoja de cálculo. Nuestra introducción al seguimiento del tiempo para freelancers cubre el hábito de registro que hace que esto sea indoloro.
El objetivo no es facturar más horas
Es ver con claridad. Una vez que conoces tu proporción de horas facturables sobre el total, puedes hacer algo al respecto: subir tu tarifa para cubrir el tiempo no pagado, soltar al cliente que se traga tu semana, o recortar la administración que se come tus tardes. No puedes arreglar un número que nunca has mirado.
Empieza etiquetando las horas de esta semana como facturables o no. Prueba Gigtime gratis: 30 días de prueba Pro, sin tarjeta de crédito.