La temporada de impuestos solo duele cuando dejas los registros para el último momento. Los freelancers que la temen suelen ser los que, a principios de año, intentan reconstruir doce meses de ingresos y gastos de memoria y de una bandeja de entrada hecha un desastre. Mantén unas cuantas cosas en orden sobre la marcha y todo se reduce a una tarde de confirmar números que ya tienes.
Esto es lo que conviene registrar a lo largo del año. (Es una orientación general, no asesoría fiscal: las reglas cambian según el país, así que consulta con un contador para tu caso particular.)
Cada factura que envías
Tus facturas son la columna vertebral del registro de tus ingresos. Guarda una copia de cada una, de qué se trataba y cuándo se pagó de verdad, que muchas veces es una fecha distinta a la de envío. Un conjunto de facturas ordenado y numerado hace que el total de tus ingresos del año sea una suma, no una adivinanza. Si tu facturación está repartida entre borradores de correo y documentos sueltos, eso es lo primero que hay que arreglar; nuestra guía de facturación explica cómo llevar un registro como es debido.
Tus horas, por cliente y por proyecto
El tiempo registrado no sirve solo para facturar. Es la constancia del trabajo que hay detrás de tus ingresos, útil si alguna vez un cliente o la autoridad fiscal te pregunta a qué correspondió un pago. También te ayuda a separar con claridad la actividad del negocio del tiempo personal, algo que importa cuando deduces una oficina en casa o calculas qué parte de una herramienta o suscripción fue de uso profesional.
Gastos del negocio
Los gastos que puedes deducir son dinero por el que no pagas impuestos, así que pasarlos por alto equivale a pagar de más. Guarda los comprobantes y lleva una lista al día de las categorías más evidentes:
- Software y suscripciones que usas para trabajar.
- Equipo: computadora, teléfono, el escritorio en el que de verdad trabajas.
- Una oficina en casa o un espacio de coworking.
- Servicios profesionales como un contador, además del seguro del negocio.
Anótalos en el momento. Un comprobante fotografiado el día que compraste algo es un comprobante que todavía tendrás en marzo.
Lo que apartas para impuestos
Cuando trabajas por cuenta propia nadie te retiene los impuestos, así que te toca a ti apartar una parte de cada pago, normalmente alrededor de un 25–30%, según dónde vivas. Llevar registro de lo que has guardado (e idealmente una cuenta aparte para ello) hace que la cuenta nunca te tome por sorpresa. Hablamos de incorporar esto a tus precios en la guía sobre cómo fijar tu tarifa por hora.
Deja que tu registro diario haga el trabajo
El truco para que los impuestos sean fáciles no es una limpieza heroica en enero, sino un registro pequeño y constante durante el resto del año. Cuando tus horas, tus clientes y tus facturas ya viven en un solo lugar, sacar un resumen de fin de año es cuestión de elegir un rango de fechas. Gigtime mantiene todo ese historial junto y lo exporta a CSV o PDF cuando tú o tu contador lo necesiten. Pruébalo gratis: prueba Pro de 30 días, sin tarjeta de crédito.