La forma más barata de arreglar los pagos tardíos es cobrar antes de empezar. Un anticipo cubre el primer tramo de un proyecto; un retainer convierte a un buen cliente en una línea mensual previsible en tu cuenta bancaria. Los dos son normales en el trabajo freelance, los dos son fáciles de pedir cuando tienes las palabras, y los dos necesitan una pieza de contabilidad que la mayoría se salta: registrar las horas contra el dinero que ya tienes.
Anticipos: la primera factura es la más fácil
Un anticipo es un pago parcial que se cobra antes de empezar y se descuenta de la factura final. En proyectos a precio cerrado, entre el 30 y el 50 por ciento por adelantado es lo habitual. En trabajo por horas, pide una cantidad que cubra la primera o las dos primeras semanas a tu tarifa. Un cliente que se resiste a pagar algo antes de que empieces te está diciendo cómo pagará al final.
La petición es corta. En la propuesta o en el primer correo: "Para empezar cobro un anticipo del 40 %, a pagar antes del arranque, y el resto a la entrega." Ponlo en el contrato, envía la factura del anticipo el mismo día en que el cliente diga que sí y no abras el proyecto hasta que llegue el dinero. La factura del anticipo es además la primera vez que un cliente nuevo pasa por tu proceso de pago, así que cualquier fricción aparece ahora y no en la factura grande de después. Si quieres afinar ese proceso, nuestro artículo sobre cómo conseguir que los clientes paguen a tiempo cubre el resto.
Lo que falla casi nunca es el anticipo en sí. Es el descuento. Tres semanas después montas la factura final con tus horas registradas, olvidas el anticipo y el cliente paga el importe completo, o se da cuenta y te escribe. En Gigtime el anticipo se registra en el proyecto, y al crear una factura para ese proyecto se aplica automáticamente como una línea de crédito, de modo que el total que ve el cliente ya tiene descontado lo que pagó.
Retainers: vender disponibilidad, no horas
Un retainer es una cuota mensual fija por un bloque de tu tiempo o por un conjunto definido de trabajo recurrente. El cliente obtiene prioridad y un coste previsible; tú obtienes ingresos con los que puedes planificar. Un retainer de diseño pueden ser 20 horas al mes por 1.800 €. Uno de mantenimiento puede ser "hasta 10 horas de cambios y soporte, facturadas por adelantado cada mes".
Dos reglas mantienen sano un retainer. Primera: factura por adelantado. La factura sale el día uno del mes, antes de usar las horas, que es justo la idea. Segunda: define qué pasa en los bordes: las horas no usadas caducan a fin de mes (o se arrastran una vez, tú eliges), y las horas que superan el bloque se cobran a tu tarifa normal. Escribe las dos en el acuerdo. La segunda regla solo funciona si puedes demostrar adónde fueron las horas, y ahí entra el registro.
Registrar horas contra dinero que ya tienes
Con un anticipo o un retainer estás consumiendo un saldo, y el cliente querrá saber cómo va. Tres hábitos lo hacen indoloro:
- Registra cada hora en el proyecto, también las pequeñas. Un cliente con retainer de 20 horas debería ver 20 horas de registros, no 14 horas y una vaga sensación de que el resto fueron correos. Los correos cuentan. Regístralos.
- Pon un límite al proyecto. Gigtime permite fijar un límite semanal o mensual de horas por proyecto y muestra una barra de progreso. Cuando un cliente con retainer va por 17 de 20 horas el día 22, lo ves antes que él y puedes mandar un aviso de una línea en vez de una factura sorpresa por el exceso.
- Envía el consumo con la siguiente factura. Un informe breve con las horas del mes, agrupadas por lo que hiciste, ayuda mucho a renovar el retainer sin negociación. Los informes se pueden filtrar por cliente y enviar desde la app.
Cuál pedir
Cliente nuevo con proyecto definido: anticipo. Cliente que ya tienes y que vuelve con encargos pequeños: retainer. El patrón que buscar en tus propios datos es un cliente al que has facturado cuatro o más veces en seis meses por importes parecidos. Ese cliente ya te está pagando un retainer; solo que no tiene sus ventajas, y tú tampoco. Propónselo como una comodidad para él: una factura al mes, plazos garantizados, una tarifa efectiva algo menor que la del trabajo suelto. La mayoría dice que sí, porque también le facilita la contabilidad.
Anticipos y retainers se reducen a lo mismo: tu factura refleja horas que el cliente puede ver, menos el dinero que ya pagó. Prueba Gigtime gratis durante 30 días con todas las funciones Pro y sin tarjeta. Registra un anticipo en tu próximo proyecto y mira cómo aparece solo en la factura.