Pregunta a un freelancer que empieza cuántas horas facturables a la semana tiene previstas y la mayoría dirá 40, a veces 35 por prudencia. Pregunta a freelancers que llevan un año registrando cada hora y la respuesta se concentra entre 20 y 28. En esa diferencia es donde las tarifas se calculan mal, el dinero se tensa en el tercer mes y la gente concluye que no vale para esto. No es verdad. Solo planificaron con un número que no existe.
Adónde van las demás horas
Una semana de 40 horas de un freelancer contiene mucho trabajo que nadie paga directamente. Propuestas y llamadas de descubrimiento para proyectos que quizá nunca empiecen. Facturar, reclamar facturas, contabilidad. Actualizar el portfolio, responder a un contacto en LinkedIn, aprender una herramienta que ahora un cliente espera que uses. Impuestos. Los 15 minutos entre llamadas que no dan para abrir el trabajo de verdad.
Nada de eso es tiempo perdido. Parte es el trabajo más importante que haces. Pero si solo registras las horas de cliente nunca verás cuánto hay, y seguirás preguntándote por qué una semana "completa" pagó 24 horas. La solución es registrarlo todo, facturable o no, y dejar que el interruptor de facturable haga la clasificación. Al cabo de un mes tendrás tu propia proporción, y no será del 100 por ciento.
Cómo suele ser la proporción
Los freelancers que registran el tiempo no facturable suelen caer en este rango:
- Consolidados, con varios clientes estables: entre el 60 y el 70 por ciento facturable, es decir, de 24 a 28 horas de una semana de 40.
- En crecimiento, todavía captando trabajo nuevo: entre el 50 y el 60 por ciento, porque las ventas y la administración se comen la diferencia.
- Primer año: a menudo por debajo del 50 por ciento, porque todo tarda más y hay más que montar.
No son objetivos que alcanzar. Son lo que puedes esperar, para que tu tarifa se base en horas reales. Si necesitas 6.000 € al mes y puedes facturar 100 horas, tu tarifa es 60 €, no los 37,50 € que salen de dividir entre 160. Nuestra guía para fijar tu tarifa por hora recorre el cálculo completo.
Cómo encontrar tu número en dos semanas
No necesitas un año de datos para tener una cifra útil. Haz dos semanas normales con una sola regla: cada bloque de trabajo se registra, y el interruptor de facturable se marca con honestidad. Usa el temporizador para el trabajo de cliente si te ayuda, y escribe los bloques de administración al final del día si olvidaste cronometrarlos. "Facturas y correo, 45 minutos" es suficientemente preciso.
Después abre la página de informes y mira las horas por estado facturable en esas dos semanas. El reparto es tu proporción. Lo segundo que hay que mirar es el gráfico de horas por día: la mayoría descubre que uno o dos días a la semana son casi todo administración, normalmente el lunes por la mañana y el viernes por la tarde. Es útil, porque puedes aprovecharlo. Agrupa a propósito las facturas y las llamadas comerciales en el día de administración y protege los otros días para el trabajo que paga.
Subir la proporción sin trabajar más
En cuanto puedes ver las horas no facturables, tres de ellas tienden a encogerse solas. Facturar baja a minutos cuando la factura se monta con horas registradas en vez de con memoria. Reclamar pagos se reduce cuando las facturas salen a tiempo y los importes están claros. Y presupuestar se vuelve más rápido cuando puedes abrir el último proyecto parecido y ver exactamente cuánto llevó, lo que además hace tus presupuestos más precisos.
Las horas que quedan son el coste real de trabajar por tu cuenta. Inclúyelas en el precio, planifica con ellas, y la semana de 24 horas deja de parecer un fracaso y empieza a parecer lo que es: una semana completa, bien contada.
Un ejemplo con números
Supón que quieres ingresar 6.000 € al mes antes de impuestos y trabajas una semana de 40 horas, unas 170 horas al mes. Planificado al 100 por ciento facturable, la tarifa sale a 35 €. Registrado con honestidad al 60 por ciento, tienes 102 horas facturables, y los mismos 6.000 € necesitan una tarifa de 59 €. Esa es toda la diferencia en una línea: el freelancer que fijó 35 € trabaja las mismas horas que el que fijó 59 € y gana 3.570 € por ello.
La misma aritmética funciona al revés cuando presupuestas un proyecto. Un trabajo que estimas en 20 horas ocupará más bien 30 horas de tu mes en cuanto cuentes las llamadas, las revisiones y la factura. Si solo puedes facturar las 20, las otras 10 tienen que estar dentro de la tarifa. Si el cliente no paga esa tarifa, la respuesta honesta es que el proyecto cuesta más de lo que paga, y tu registro es lo que te permite decirlo con un número en vez de con una sensación.
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