La mayoría de los freelancers que registran su tiempo nunca lo miran. Los registros se acumulan, la factura se monta con ellos una vez al mes y ahí termina la relación. Una revisión semanal del tiempo cambia eso a cambio de 15 minutos el viernes por la tarde. Recupera las horas que olvidaste registrar mientras aún las recuerdas, te dice qué factura enviar antes del fin de semana y te da una imagen honesta de la semana antes de planificar la siguiente.
Esta es la lista. Hazla en orden; cada semana va más rápido.
1. Rellena los huecos (5 minutos)
Abre la vista semanal y busca los agujeros. Un martes con tres horas registradas y una agenda llena es un martes al que le faltan cinco horas. Repasa la agenda y los correos enviados de ese día y registra lo que encuentres: la llamada, la revisión, la propuesta que escribiste a la hora de comer. Sé concreto en la descripción, porque la semana que viene no recordarás qué era "varios".
Este es el paso que paga todo el hábito. Las horas olvidadas son la forma más común en que los freelancers facturan de menos, y un hueco de un día es fácil de rellenar. Uno de tres semanas ya se perdió. Si tiendes a arrancar temporizadores y olvidarlos, Gigtime ahora detiene cualquier temporizador que siga en marcha pasadas 24 horas y guarda un registro que puedes corregir, lo que evita que los huecos se conviertan en bloques de 30 horas.
2. Corrige los marcadores (2 minutos)
Repasa el interruptor de facturable en cada registro. Administración interna marcada como facturable te hará pasar vergüenza en una factura; trabajo de cliente marcado como no facturable es dinero que no verás. Después comprueba que cada registro tiene cliente y proyecto. Los que no tienen ninguno aparecen en un aviso de "sin asignar" y se pueden asignar en bloque, así que este paso suele ser un solo clic.
3. Mira los totales (3 minutos)
Tres números, en este orden:
- Horas totales frente a tu objetivo. No para juzgar la semana, sino para detectar una tendencia. Tres semanas cortas seguidas son una señal, de que tienes poco trabajo o de que registras poco.
- Proporción facturable. Si está muy por debajo de tu ratio habitual, averigua qué partida no facturable creció. ¿Ventas? ¿Administración? ¿Un cliente con el hábito de la "pregunta rápida"? Nuestro artículo sobre horas facturables realistas por semana explica cómo es una proporción normal.
- Horas por proyecto frente a su límite. Cualquier proyecto que pase del 80 por ciento de su presupuesto recibe un mensaje al cliente hoy, no después de reventarlo.
4. Factura lo que esté listo (3 minutos)
Mira las horas sin facturar por cliente. Cualquier cliente cuyas condiciones digan "semanal" o cuyo proyecto acabe de terminar recibe una factura ahora, montada con los registros que acabas de limpiar. Las facturas del viernes se cobran antes que las del lunes por una razón aburrida: llegan antes de la tanda de pagos semanal del cliente, no después. Para todo lo demás, anota qué se va acumulando para que el fin de mes no te sorprenda. El panel muestra las horas sin facturar como un único número, y conviene echarle un vistazo antes de cerrar el portátil.
5. Planifica la próxima semana en una línea (2 minutos)
Ya sabes qué vence, qué está pasado de presupuesto y qué días fueron productivos. Escribe una línea: el entregable más importante de la semana que viene y qué día le toca. Ese es todo el plan. La planificación semanal detallada suele irse por la borda el martes; un ancla sobrevive.
Cómo mantenerlo
Ponlo en el calendario como un bloque recurrente de 15 minutos los viernes, después del último trabajo de cliente y antes de cuando normalmente pararías. Hazlo incluso las semanas en que crees que no hay nada que revisar; esas son las que más huecos tienen. Si el viernes no es día de trabajo para ti, el jueves por la tarde funciona igual de bien. Lo importante es el ritmo, no el día.
Al cabo de un par de meses la revisión se convierte en el sitio donde realmente diriges tu negocio: aquí se cuestionan las tarifas, aquí se caza el scope creep y aquí suele empezar la decisión de dejar a un cliente. No está mal para 15 minutos.
Dónde está cada paso en Gigtime
Si registras en Gigtime, la lista corresponde a cinco pantallas. Huecos: la pestaña Semana en Registros, donde cada día muestra su propio subtotal y una tarde vacía salta a la vista. Marcadores: la barra de filtros de la misma página, puesta en no facturable, y el aviso naranja de sin asignar en la parte superior cuando hay registros sin cliente. Totales: el panel de inicio para las horas frente a tu objetivo, y las páginas de proyecto para las horas frente a sus límites. Facturación: la cifra de Sin facturar en el panel, y Crear factura, que recoge los registros de la semana de un cliente. La línea del plan va donde guardes tus planes; la app no necesita saberlo.
Si aún no registras tu tiempo, la revisión es una buena razón para empezar. Prueba Gigtime gratis durante 30 días, registra una semana y pasa la lista el viernes. La primera revisión siempre es la más reveladora.