Esta versión empezó con la petición de un usuario que factura a un cliente con un tope mensual de horas y traslada las horas sobrantes al mes siguiente. La única forma de mostrarlo en la factura eran dos proyectos a $0 la hora y un total llevado a mano. Buena parte de la facturación freelance no es simplemente por hora, y la factura debería poder llevar la cuenta.
Esta versión añade bancos de horas a Gigtime. También añade facturas recurrentes y recordatorios automáticos de pago en Pro, y una forma más sencilla de mostrar horas en una factura sin cobrarlas. Los proyectos existentes no cambian. Si hoy facturas por hora, nada cambia a menos que actives algo.
Un banco de horas por proyecto
Abre un proyecto y encontrarás una pregunta nueva en su configuración: ¿cómo se factura este trabajo? Hay cuatro respuestas.
- Por hora. La opción por defecto, exactamente lo que Gigtime hacía antes.
- Por hora con un tope y horas acumuladas. Define el tope, por ejemplo 25 horas al mes. Las horas que lo superan van al banco. En un mes con menos horas, el asistente de facturas te ofrece tomar horas del banco para cubrir la diferencia, y esas horas se facturan a tu tarifa normal.
- Horas prepagadas (retainer). El cliente paga un bloque de horas cada mes, las use o no. Las horas sin usar se acumulan como crédito. Las horas que superan el bloque y el crédito se facturan a la tarifa extra que elijas.
- Solo registrar. Las horas aparecen en la factura con fechas y descripciones, sin importe. Sustituye el apaño de los proyectos a $0.
Cada opción pide uno o dos números. El periodo, los límites de acumulación, la caducidad, la tarifa extra y el saldo inicial están en una sección Avanzado para quien los necesite. Un cliente puede tener proyectos con reglas distintas, y varios proyectos del mismo cliente pueden compartir un banco.
Lo que ve el cliente
Las facturas de un proyecto con banco llevan un pequeño cuadro: el saldo con el que empezaste el periodo, las horas añadidas, las horas usadas, lo que caducó y el saldo con el que terminas. Cuenta horas, nunca dinero, así que cambiar la tarifa más adelante no reescribe el historial. Debajo aparecen los registros con fecha que hay detrás de las horas acumuladas, lo que responde a la pregunta que todo cliente acaba haciendo: ¿qué horas eran esas?
El cuadro queda congelado al crear la factura. Si después editas una tarifa o una regla, las facturas enviadas siguen leyéndose tal como las recibió el cliente.
Cómo va el mes
Registra tus horas en el proyecto real, como haces ahora. Al crear la factura, el asistente muestra una línea por banco: horas trabajadas, el tope o el bloque, lo que se facturará, lo que entra o sale del banco y el saldo final. La propuesta de horas a tomar del banco es la máxima posible sin superar el tope. Cámbiala si quieres. Luego envía.
Si cancelas una factura, sus movimientos en el banco se revierten y las horas vuelven a estar sin facturar. Si el contable de tu cliente dice que el saldo debería ser otro, hay un botón Ajustar saldo que te pide anotar el motivo, y la corrección aparece en la siguiente factura.
Facturas recurrentes y recordatorios de pago
Dos cosas más en Pro. Una factura ahora puede repetirse cada semana, cada dos semanas, cada mes, cada trimestre o cada año. Gigtime prepara el borrador de la siguiente según el calendario, le asigna número y te avisa de que está lista. Tú la revisas y pulsas enviar.
Los recordatorios de pago vienen desactivados. Actívalos en Ajustes, Factura, elige cada cuánto insistir, tres, siete o catorce días, y cuántas veces, y Gigtime escribe al contacto de facturación del cliente en su idioma cuando una factura vence. Los recordatorios salen desde tu propio dominio si lo tienes configurado, y puedes pausarlos en cualquier factura concreta.
Horas de referencia, sin banco
Si solo quieres mostrar algunas horas sin cobrarlas, no necesitas un banco. El asistente de facturas tiene un interruptor para incluir horas sin facturar como referencia. Recoge los registros no facturables y los de proyectos a $0, los muestra en su propia sección con fechas y deja el total tal cual.
Dominios de correo personalizados, con más paciencia
Algunos cambios para usuarios Pro que envían desde su propio dominio. Si el proveedor de correo deja de buscar tus registros DNS al cabo de su ventana de 72 horas, el dominio se queda en tu configuración y pulsas Reintentar; no se elimina nada. Un dominio que funcionaba y luego perdió sus registros tampoco se elimina nunca automáticamente. El correo sale desde la dirección de Gigtime hasta que los registros vuelvan, y el dominio te espera. Mientras la tarjeta Dominio de correo está abierta, Gigtime comprueba los registros por su cuenta y muestra cuáles ya están en su sitio. Y cuando un correo de factura rebota, ahora aparece en la actividad de esa factura para que sepas que hay que corregir la dirección. La guía completa, incluida una guía por proveedor para añadir registros, está en la documentación: Dominios de correo personalizados.
Para quién es
Lo pidió un usuario. Creemos que encaja con bastantes más: cualquiera con un contrato con un tope mensual, cualquiera que venda un bloque de horas, cualquiera que alguna vez haya escrito "sin cobrar" en una línea de factura. Nuestra guía sobre retainers y depósitos explica cómo poner precio al bloque desde el principio.
Los bancos de horas con tope y los de horas prepagadas forman parte de Pro y de toda prueba de 30 días. El modo Solo registrar y la sección de horas de referencia siguen siendo gratis para todos; las facturas recurrentes y los recordatorios de pago también son de Pro. Un cambio más, solo para cuentas nuevas: las cuentas gratuitas creadas a partir de hoy pueden crear 10 facturas al mes, y los borradores siempre se pueden enviar. Las cuentas que ya existen conservan la facturación ilimitada. Prueba Gigtime gratis durante 30 días con todas las funciones Pro y sin tarjeta de crédito.