Diese Version begann mit der Anfrage eines Nutzers, der einen Kunden mit einer monatlichen Stundenobergrenze abrechnet und die überschüssigen Stunden in den nächsten Monat mitnimmt. Auf der Rechnung ließ sich das nur mit zwei Projekten zu 0 $ pro Stunde und einem von Hand geführten Stand zeigen. Viele Freiberufler rechnen nicht einfach nur nach Stunden ab, und die Rechnung sollte mitzählen können.
Mit diesem Update kommen Stundenkonten zu Gigtime. Dazu kommen wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen in Pro sowie ein einfacherer Weg, Stunden auf einer Rechnung aufzuführen, ohne sie zu berechnen. Bestehende Projekte bleiben unverändert. Wenn Sie heute nach Stunden abrechnen, ändert sich nichts, solange Sie nichts einschalten.
Ein Stundenkonto pro Projekt
Öffnen Sie ein Projekt, und in den Einstellungen finden Sie eine neue Frage: Wie wird diese Arbeit abgerechnet? Es gibt vier Antworten.
- Stundenweise. Der Standard, und genau das, was Gigtime bisher gemacht hat.
- Stundenweise mit Obergrenze und Stundenkonto. Legen Sie die Obergrenze fest, zum Beispiel 25 Stunden im Monat. Stunden darüber gehen auf das Konto. In einem Monat mit weniger Stunden bietet der Rechnungsassistent an, die Lücke aus dem Konto zu füllen, und diese Stunden werden zu Ihrem normalen Satz berechnet.
- Vorausbezahlte Stunden (Retainer). Der Kunde zahlt jeden Monat für ein Stundenkontingent, ob er es nutzt oder nicht. Nicht genutzte Stunden werden als Guthaben übertragen. Stunden über Kontingent und Guthaben hinaus werden zu einem Mehrstundensatz berechnet, den Sie festlegen.
- Nur erfassen. Die Stunden stehen mit Datum und Beschreibung auf der Rechnung, ohne Betrag. Das ersetzt den Umweg über 0-$-Projekte.
Jede Wahl fragt nach ein oder zwei Zahlen. Zeitraum, Übertragslimit, Verfall, Mehrstundensatz und ein Anfangssaldo liegen in einem Bereich „Erweitert" für die, die sie brauchen. Ein Kunde kann Projekte mit unterschiedlichen Regeln haben, und mehrere Projekte desselben Kunden können sich ein Konto teilen.
Was der Kunde sieht
Rechnungen für ein Projekt mit Stundenkonto tragen einen kleinen Kasten: der Saldo zu Beginn des Zeitraums, hinzugekommene Stunden, genutzte Stunden, verfallene Stunden und der Saldo am Ende. Gezählt werden Stunden, nie Geld, sodass eine spätere Satzänderung die Vergangenheit nicht umschreibt. Die datierten Einträge hinter den angesparten Stunden stehen darunter, was die Frage beantwortet, die jeder Kunde irgendwann stellt: Welche Stunden waren das?
Der Kasten wird beim Erstellen der Rechnung eingefroren. Ändern Sie danach einen Satz oder eine Regel, lesen sich bereits gesendete Rechnungen weiterhin so, wie der Kunde sie erhalten hat.
So läuft der Monat
Erfassen Sie Ihre Stunden auf dem echten Projekt, so wie bisher. Beim Erstellen der Rechnung zeigt der Assistent eine Zeile pro Konto: gearbeitete Stunden, Obergrenze oder Kontingent, was berechnet wird, was auf das Konto geht oder davon abgeht, und den Endsaldo. Der vorgeschlagene Abruf ist das Maximum, das Sie nehmen können, ohne die Obergrenze zu überschreiten. Ändern Sie ihn, wenn Sie möchten. Dann senden.
Wenn Sie eine Rechnung stornieren, werden ihre Kontobewegungen zurückgenommen, und die Stunden gelten wieder als nicht abgerechnet. Sagt die Buchhaltung Ihres Kunden, der Saldo müsse anders lauten, gibt es einen Button „Bestand anpassen", der nach einer Begründung fragt, und die Korrektur erscheint auf der nächsten Rechnung.
Wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen
Zwei weitere Dinge in Pro. Eine Rechnung kann sich jetzt wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederholen. Gigtime erstellt den nächsten Entwurf nach Plan, vergibt die Nummer und sagt Ihnen Bescheid, wenn er bereit ist. Sie sehen ihn durch und drücken auf Senden.
Zahlungserinnerungen sind standardmäßig aus. Schalten Sie sie unter Einstellungen, Rechnung ein, wählen Sie den Abstand (drei, sieben oder vierzehn Tage) und die Anzahl, und Gigtime schreibt dem Rechnungskontakt des Kunden in dessen Sprache, sobald eine Rechnung überfällig ist. Die Erinnerungen gehen von Ihrer eigenen Domain aus, wenn Sie eine eingerichtet haben, und Sie können sie für jede einzelne Rechnung pausieren.
Stunden zur Information, ohne Konto
Wenn Sie nur einige Stunden zeigen und nicht berechnen möchten, brauchen Sie kein Konto. Der Rechnungsassistent hat einen Schalter, um nicht abgerechnete Stunden zur Information aufzunehmen. Er sammelt nicht abrechenbare Einträge und Einträge auf 0-$-Projekten, führt sie mit Datum in einem eigenen Abschnitt auf und lässt die Summe unberührt.
Eigene E-Mail-Domains, mit mehr Geduld
Ein paar Änderungen für Pro-Nutzer, die von ihrer eigenen Domain senden. Wenn der E-Mail-Anbieter nach seinem 72-Stunden-Fenster nicht mehr nach Ihren DNS-Einträgen sucht, bleibt die Domain in Ihren Einstellungen und Sie drücken auf „Erneut versuchen"; nichts wird entfernt. Eine Domain, die funktioniert hat und dann ihre Einträge verloren hat, wird ebenfalls nie automatisch entfernt. Die E-Mails gehen von der Gigtime-Adresse aus, bis die Einträge wieder da sind, und die Domain wartet auf Sie. Solange die Karte „E-Mail-Domain" geöffnet ist, prüft Gigtime die Einträge selbst und zeigt, welche bereits gesetzt sind. Und wenn eine Rechnungs-E-Mail nicht zugestellt werden kann, erscheint das jetzt in der Aktivität dieser Rechnung, damit Sie wissen, dass die Adresse korrigiert werden muss. Die vollständige Anleitung, einschließlich einer Übersicht pro Anbieter zum Anlegen der Einträge, finden Sie in der Dokumentation: Eigene E-Mail-Domains.
Für wen das gedacht ist
Ein Nutzer hat danach gefragt. Wir rechnen damit, dass es für deutlich mehr von Ihnen passt: für alle mit einem Vertrag mit monatlicher Obergrenze, für alle, die ein Stundenkontingent verkaufen, und für alle, die schon einmal „nicht berechnet" in eine Rechnungszeile geschrieben haben. Unser Leitfaden zu Retainern und Anzahlungen erklärt, wie Sie das Kontingent überhaupt bepreisen.
Stundenkonten mit Obergrenze und vorausbezahlte Stunden gehören zu Pro und zu jeder 30-tägigen Testphase. Nur erfassen und der Abschnitt mit Referenzstunden bleiben für alle kostenlos; wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen gehören ebenfalls zu Pro. Eine Änderung noch, nur für neue Konten: Kostenlose Konten, die ab heute erstellt werden, können 10 Rechnungen pro Monat anlegen, und Entwürfe lassen sich immer versenden. Bestehende Konten behalten die unbegrenzte Rechnungsstellung. Testen Sie Gigtime 30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen und ohne Kreditkarte.