Cette version est née de la demande d'un utilisateur qui facture un client avec un plafond d'heures mensuel et reporte les heures en plus sur le mois suivant. Le seul moyen de le montrer sur une facture était deux projets à 0 $ de l'heure et un total tenu à la main. Une bonne partie de la facturation freelance n'est pas du simple horaire, et la facture devrait pouvoir tenir le compte.
Cette version ajoute les banques d'heures à Gigtime. Elle ajoute aussi les factures récurrentes et les relances automatiques des impayés sur Pro, ainsi qu'une façon plus simple de lister des heures sur une facture sans les facturer. Les projets existants ne changent pas. Si vous facturez à l'heure aujourd'hui, rien ne bouge tant que vous n'activez rien.
Une banque d'heures par projet
Ouvrez un projet et vous trouverez une nouvelle question dans ses réglages : comment ce travail est-il facturé ? Il y a quatre réponses.
- À l'heure. Le réglage par défaut, exactement ce que Gigtime faisait avant.
- À l'heure avec un plafond et report des heures en plus. Fixez le plafond, par exemple 25 heures par mois. Les heures au-delà partent dans la banque. Lors d'un mois avec moins d'heures, l'assistant de facturation propose de puiser dans la banque pour combler l'écart, et ces heures sont facturées à votre tarif habituel.
- Heures prépayées (forfait). Le client paie un bloc d'heures chaque mois, qu'il les utilise ou non. Les heures non utilisées se reportent sous forme de crédit. Les heures au-delà du bloc et du crédit sont facturées à un tarif de dépassement que vous choisissez.
- Suivi seulement. Les heures figurent sur la facture avec dates et descriptions, sans montant. Cela remplace la solution de contournement des projets à 0 $.
Chaque choix demande un ou deux chiffres. La période, les limites de report, l'expiration, le tarif de dépassement et un solde d'ouverture se trouvent dans une section Avancé pour ceux qui en ont besoin. Un même client peut avoir des projets avec des règles différentes, et plusieurs projets d'un même client peuvent partager une banque.
Ce que voit le client
Les factures d'un projet avec banque portent un petit encadré : le solde au début de la période, les heures ajoutées, les heures utilisées, ce qui a expiré et le solde à la fin. Il compte des heures, jamais de l'argent, donc un changement de tarif plus tard ne réécrit pas l'historique. Les saisies datées derrière les heures mises en réserve sont listées en dessous, ce qui répond à la question que tout client finit par poser : c'étaient quelles heures ?
L'encadré est figé à la création de la facture. Modifiez un tarif ou une règle ensuite, les factures déjà envoyées se lisent toujours comme le client les a reçues.
Comment se passe le mois
Saisissez vos heures sur le vrai projet, comme vous le faites déjà. Quand vous montez la facture, l'assistant affiche une ligne par banque : heures travaillées, plafond ou bloc, ce qui sera facturé, ce qui entre dans la banque ou en sort, et le solde de clôture. Le prélèvement proposé est le maximum que vous pouvez prendre sans dépasser le plafond. Modifiez-le si vous voulez. Puis envoyez.
Si vous annulez une facture, ses mouvements de banque sont inversés et les heures redeviennent non facturées. Si le comptable de votre client affirme que le solde devrait être différent, un bouton Ajuster le solde vous demande de noter pourquoi, et la correction apparaît sur la facture suivante.
Factures récurrentes et relances des impayés
Deux autres nouveautés sur Pro. Une facture peut maintenant se répéter chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Gigtime prépare la suivante à la date prévue, la numérote et vous prévient qu'elle est prête. Vous la relisez et vous appuyez sur Envoyer.
Les relances des impayés sont désactivées par défaut. Activez-les dans Paramètres, Facture, choisissez la fréquence des rappels, trois, sept ou quatorze jours, et leur nombre, et Gigtime écrit au contact de facturation du client dans sa langue quand une facture dépasse son échéance. Les relances partent de votre propre domaine si vous en avez configuré un, et vous pouvez les mettre en pause sur n'importe quelle facture.
Des heures pour information, sans banque
Si vous voulez seulement montrer certaines heures sans les facturer, pas besoin de banque. L'assistant de facturation propose une option pour inclure les heures non facturées pour information. Elle reprend les saisies non facturables et celles des projets à 0 $, les liste dans leur propre section avec les dates, et laisse le total intact.
Domaines d'e-mail personnalisés, avec plus de patience
Quelques changements pour les utilisateurs Pro qui envoient depuis leur propre domaine. Si le fournisseur d'e-mail cesse de chercher vos enregistrements DNS après sa fenêtre de 72 heures, le domaine reste dans vos réglages et vous appuyez sur Réessayer ; rien n'est supprimé. Un domaine qui fonctionnait puis a perdu ses enregistrements n'est jamais supprimé automatiquement non plus. Les e-mails repassent par l'adresse Gigtime jusqu'au retour des enregistrements, et le domaine vous attend. Tant que la carte Domaine d'e-mail est ouverte, Gigtime vérifie lui-même les enregistrements et indique lesquels sont en place. Et quand un e-mail de facture rebondit, cela apparaît désormais dans l'activité de la facture, pour que vous sachiez qu'il faut corriger l'adresse. Le guide complet, avec la marche à suivre chez chaque hébergeur DNS, est dans la documentation : Domaines d'e-mail personnalisés.
À qui cela s'adresse
Un utilisateur l'a demandé. Nous pensons que cela conviendra à bien plus de monde : toute personne sous contrat avec un plafond mensuel, toute personne qui vend un bloc d'heures, toute personne qui a déjà tapé « non facturé » dans une ligne de facture. Notre guide sur les forfaits et les acomptes explique comment fixer le prix du bloc au départ.
Les banques d'heures avec plafond et les heures prépayées font partie de Pro et de chaque essai de 30 jours. Le suivi seul et la section des heures de référence restent gratuits pour tous ; les factures récurrentes et les relances des impayés font aussi partie de Pro. Un dernier changement, pour les nouveaux comptes seulement : les comptes gratuits créés à partir d'aujourd'hui peuvent créer 10 factures par mois, et les brouillons peuvent toujours être envoyés. Les comptes existants gardent la facturation illimitée. Essayez Gigtime gratuitement pendant 30 jours avec toutes les fonctionnalités Pro, sans carte bancaire.